Hinweisgebersystem

Die in vorliegender Information verwendeten männlichen Formulierungen werden aus Gründen der leichteren Lesbarkeit verwendet, sie gelten für alle Geschlechter und haben keinen diskriminierenden Hintergrund.

Um das Vertrauen in das Unternehmen Dallmeier zu schützen und zu fördern, sehen wir ein gesetzeskonformes Verhalten als unverzichtbar an. Damit wir dieses Ziel  erreichen, richten wir unsere Geschäftstätigkeit an dem Dallmeier Verhaltenskodex und den zugehörigen Unternehmensregelungen aus. Diese uns selbst auferlegten Verpflichtungen ergänzen wir um ein Hinweisgebersystem nach Maßgabe des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Auf diese Weise kann Dallmeier Haftungsrisiken, sowie die Gefahr von Reputationsschäden vermeiden.

Das HinSchG bezieht sich auf das Melden von Rechtsverletzungen. Es dient einem besseren Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern) sowie der Umsetzung der EU Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Dallmeier muss über Gesetzesverstöße in den eigenen Reihen Bescheid wissen, damit diese schnellstmöglich abgestellt werden können. Es ist im Interesse von Dallmeier für Hinweise zu rechtswidrigem Verhalten erste Anlaufstelle zu sein.

Über das Hinweisgebersystem (Meldestelle) können konkrete Anhaltspunkte zu potenziellem Fehlverhalten von Mitarbeitenden oder von unseren Zulieferern gemeldet werden. Die mit den Aufgaben der Meldestelle beauftragten Personen sind in Bezug auf die Aufgaben nach HinSchG unabhängig und weisungsfrei.

Bei Anliegen oder Fragen zu Dallmeier Produkten und Dienstleistungen wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Ansprechpartner bei Dallmeier.

Wer kann Hinweisgeber sein? 
Hinweisgeber nach dem HinSchG kann jede natürliche Person sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat und diese meldet.

Neben dem Hinweisgeber selbst, werden auch Personen geschützt, die den Hinweisgeber unterstützen sowie Personen, die zwar nicht selbst die Meldung erstatten, aber Gegenstand der Meldung oder sonst von der Meldung betroffen sind. 

Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?
Nicht jede Meldung einer Verletzung von Rechtsvorschriften ist vom HinSchG umfasst. Voraussetzung ist immer, dass sich die Verstöße auf das Unternehmen beziehen müssen, mit dem der Hinweisgeber selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht (§ 3 Absatz 3 HinSchG).

Hinweisgeber genießen den Schutz des HinSchG, wenn sie Verstöße gegen Strafvorschriften (z. B. Diebstahl, Diskriminierung) melden oder Verstöße gegen Ordnungswidrigkeiten (z. B. Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes) oder Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie  Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte.

Wo und wie gibt man einen Hinweis ab?
Hinweise können der internen Meldestelle über folgende Kanäle mitgeteilt werden:

Per Post:
Dallmeier electronic GmbH & Co.KG
– Meldestelle Hinweisgeber –
Bahnhofstraße 16
93047 Regensburg

Persönlich:
Telefon +49 941 8700-330

Online Meldekanal:
https://hinweisgeber.dallmeier.com

E-Mail:
hinweisgeber@ dallmeier.com

Um die Hinweise bearbeiten zu können und gegebenenfalls entsprechende Untersuchungsmaßnahmen anzustoßen, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist. Hinweisgeber sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen.

Als weitere gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen ist beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Wie geht es nach Abgabe eines Hinweises weiter?
Wird ein Hinweis abgegeben, bestätigt die interne Meldestelle dem Hinweisgeber den Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen.

Die Meldestelle bearbeitet die Hinweise unter Beachtung der Vertraulichkeit und informiert den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über geplante oder bereits ergriffene Maßnahmen, wie z. B. die Einleitung interner Nachforschungen, mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems, Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe, Einschaltung einer Behörde.

Bei begründeten Hinweisen sind neben der Meldestelle auch andere Stellen im Unternehmen an der Bearbeitung von Hinweisen beteiligt, um die notwendigen internen Untersuchungen durchzuführen.

Alle eingehenden Meldungen werden nach § 11 HinSchG im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert.

Schutz für alle Beteiligten
Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene. Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung beim Dallmeier Hinweisgebersystem erfolgen, werden nach dem  gleichen Verfahren untersucht und geahndet.

Die Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Außerdem wird die Vertraulichkeit beachtet für Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und für sonstige in der Meldung genannte Personen. Die Identität der genannten Personen wird ausschließlich den Personen bekannt, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind.

Selbstverständlich gilt der Schutz des Hinweisgebers nur, sofern die Meldung nicht missbräuchlich, grob fahrlässig oder gar vorsätzlich falsch erfolgte. In derartigen Fällen bleibt es möglich, gegen die meldende Person vorzugehen und beispielsweise Schadensersatzansprüche geltend zu machen.

Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datenschutz
Meldestellen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes sind gemäß § 10 HinSchG befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer in § 13 HinSchG bezeichneten Aufgaben erforderlich ist. Die Datenverarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Die Löschungsfrist für die Dokumentation von Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz beträgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Eine Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes oder andere Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Sie sind berechtigt, Auskunft bezüglich der im Rahmen von Meldeverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz über Sie gespeicherten Daten zu beantragen und bei Unrichtigkeit der Daten ihre Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung ihre Löschung zu fordern.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

Projekt 29 GmbH & Co.KG
– Christian Volkmer –
Ostengasse 14
93047 Regensburg
info@ projekt29.de
Telefon: +49 941 298693-0
Fax: +49 941 298693-16