İhbar Sistemi

Bu bilgide kullanılan eril ifadeler, okunabilirliği kolaylaştırmak amacıyla kullanılmaktadır; bu ifadeler tüm cinsiyetler için geçerlidir ve ayrımcı bir arka plan taşımamaktadır.

Dallmeier şirketine duyulan güveni korumak ve pekiştirmek amacıyla, yasalara uygun davranışları vazgeçilmez bir unsur olarak görüyoruz. Bu hedefe ulaşmak için, ticari faaliyetlerimizi Dallmeier Davranış Kuralları ve ilgili şirket yönetmeliklerine uygun hale getiriyoruz. Bu kendi kendimize yüklediğimiz yükümlülükleri, Alman İhbarcı Koruma Kanunu'na (HinSchG) uygun bir ihbar sistemi ile destekliyoruz. Bu sayede Dallmeier, sorumluluk risklerini ve itibar kaybı riskini önleyebilir.

HinSchG, yasal ihlallerin bildirilmesiyle ilgilidir. Bu yasa, ihbarcıların korunmasını iyileştirmeye ve Birlik hukukunun ihlallerini bildiren kişilerin korunmasına ilişkin AB Direktifini uygulamaya koymaya hizmet eder.

Dallmeier, kendi bünyesindeki yasa ihlallerinden haberdar olmalı ki bu ihlaller mümkün olan en kısa sürede giderilebilsin. Yasadışı davranışlara ilişkin ihbarlar için ilk başvuru noktası olmak Dallmeier’in menfaatinedir.

Dallmeier ürünleri ve hizmetleri ile ilgiliendişeleriniz veya sorularınız varsa, lütfen Dallmeier'deki ilgili irtibat kişinizle iletişime geçin.

Kimler ihbarcı olabilir? HinSchG kapsamında ihbarcı
, mesleki faaliyetleriyle bağlantılı ihlaller hakkında bilgi edinmiş ve bunları bildiren herhangi bir gerçek kişi olabilir.

İhbarcıya ek olarak, ihbarcıya destek veren kişiler ile ihbarı bizzat yapmayan ancak ihbarın konusu olan veya ihbardan başka bir şekilde etkilenen kişiler de korunmaktadır.

İhbarcılar hangi ihlalleri bildirebilir?
Yasal hükümlerin ihlaliyle ilgili her bildirim HinSchG kapsamında değildir. Ön koşul, ihlallerin her zaman ihbarcının mesleki ilişkide bulunduğu veya bulunmuş olduğu şirketle ilgili olmasıdır (§ 3 (3) HinSchG).

İhbarcılar, cezai hükümlerin ihlallerini (örn. hırsızlık, ayrımcılık), idari suç ihlallerini (örn. iş sağlığı ve güvenliği düzenlemeleri) veya federal ve eyalet mevzuatının ihlallerini ve doğrudan uygulanabilir AB mevzuatının ihlallerini ihbar ettikleri takdirde HinSchG’nin korumasından yararlanırlar.

Bildirimleri nereye ve nasıl yapabilirsiniz?
Bildirimler, aşağıdaki kanallar aracılığıyla kurumiçi bildirim birimine iletilebilir:

Posta yoluyla:
Dallmeier electronic GmbH & Co.KG
– Meldestelle Hinweisgeber –
Bahnhofstraße 16, 93047 Regensburg

Şahsen:
Telefon +49 941 8700-330

Çevrimiçi kanal:
https://hinweisgeber.dallmeier.com

E-posta
hinweisgeber@ dallmeier.com

Bilgilerin işlenebilmesi ve gerekirse uygun soruşturma önlemlerinin başlatılabilmesi için bilgilerin mümkün olduğunca somut bir şekilde ifade edilmesi önemlidir. İhbarcılar, açıklamaların uzman olmayan kişiler tarafından da anlaşılabilir olmasını sağlamalıdır. İhbarcıların, ek soruları yanıtlamak için hazır bulunmaları yararlı olacaktır.

Bilgi iletmek için bir başka alternatif olarak Federal Adalet Bakanlığı bünyesinde bir dış bildirim ofisi kurulmuştur:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Bir ihbar yapıldıktan sonra ne olur?
Bir ihbar yapıldığında, iç ihbar bürosu yedi gün içinde ihbar sahibine ihbarın alındığını teyit eder.

Bildirim ofisi, ihbarları gizli bir şekilde işler ve üç ay içinde ihbar sahibine planlanan veya halihazırda alınmış olan tedbirler hakkında bilgi verir; örneğin, iç soruşturmaların başlatılması, sorunu çözmek için alınabilecek olası tedbirler, delil yetersizliği veya diğer nedenlerle işlemin kapatılması, bir yetkili makamın devreye sokulması gibi.

İddiaların doğrulanması durumunda, gerekli iç soruşturmaların yürütülebilmesi için bildirim ofisinin yanı sıra şirket içindeki diğer departmanlar da ihbarların işlenmesine dahil edilir.

Alınan tüm ihbarlar, gizlilik yükümlülüklerine uygun olarak § 11 HinSchG uyarınca belgelenir.

İlgili
tüm taraflar için koruma İhbar sistemi, ihbarcılara ve etkilenen kişilere mümkün olan en yüksek düzeyde koruma sağlar. Bir soruşturma, ancak ihbarın dikkatli bir şekilde incelenmesinden sonra ve kuralların ihlaline dair somut kanıt bulunması halinde başlatılır. Dallmeier ihbar sistemine yapılan bir ihbarın sonucu olarak ortaya çıkan ayrımcılık, sindirme veya düşmanlık, aynı prosedür uyarınca soruşturulur ve cezalandırılır.

Bildirim ofisi, sunulan bilgiler HinSchG kapsamına giren ihlallerle ilgiliyse, ihbarcının kimliğini gizli tutar. Ayrıca, ihbarın konusu olan kişiler ve ihbarda adı geçen diğer kişiler için de gizlilik ilkesi uygulanır. Adı geçen kişilerin kimlikleri, yalnızca ihbarları almakla veya takip işlemlerini yürütmekle sorumlu kişiler tarafından bilinir.

Elbette, ihbarcının korunması, ihbarın usulsüz, ağır ihmal sonucu veya kasıtlı olarak yanlış yapılmamış olması durumunda geçerlidir. Bu tür durumlarda, ihbarcıya karşı işlem başlatılabilir ve örneğin tazminat talepleri ileri sürülebilir.

Veri toplama, veri işleme ve veri koruma
İhbarcı Koruma Kanunu (HinSchG) kapsamındaki bildirim ofisleri, HinSchG’nin 13. maddesinde belirtilen görevlerini yerine getirmek için gerekli olduğu ölçüde, HinSchG’nin 10. maddesi uyarınca kişisel verileri işleme yetkisine sahiptir. Veri işleme, GDPR’nin 6. maddesinin 1. fıkrasının c) bendi temelinde gerçekleştirilir. Yasal saklama yükümlülükleri bulunmadıkça, veriler işlenme amaçları için artık gerekli olmadıkları anda silinecektir. İhbarcı Koruma Kanunu kapsamındaki ihbarların belgelenmesi için silme süresi, işlemin tamamlanmasından sonra üç yıldır (§ 11 (5) HinSchG). İhbarcı Koruma Kanunu’nun gerekliliklerine veya diğer yasal hükümlere uymak amacıyla, bu durumun gerekli ve orantılı olduğu sürece belgeler daha uzun süre saklanabilir.

İhbar Koruma Kanunu kapsamındaki ihbar süreçleri bağlamında hakkınızda saklanan veriler hakkında bilgi talep etme ve verilerin yanlış olması durumunda düzeltilmesini veya kabul edilemez bir şekilde saklanması durumunda silinmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Veri koruma görevlimizle şu adresten iletişime geçebilirsiniz:

Projekt 29 GmbH & Co.KG
– Christian Volkmer –
Ostengasse 14
93047 Regensburg
info@ projekt29.de
Telefon: +49 941 298693-0
Faks: +49 941 298693-16